Pregunta

Quisiera asegurarme de que cuando se hace un registro en los libros de entrada o salida del centro se debe hacer con un único e independiente apunte dentro del libro de registro. Es decir, si el asunto tiene varios documentos para el que se aportan porque entran dentro de dicho asunto, se pueden adjuntar esos varios, pero si por el contrario son asuntos o solicitantes diferentes (solicitudes de alumnos distintos, distintas solicitudes de un mismo alumno, facturas distintas de un mismo proveedor, etc.), debe registrarse cada uno en el correspondiente libro de forma independiente y separada. Necesitaría que corroboraran si este proceder es correcto ya que entendemos que administrativamente debe ser así y no de otra manera en el que se mezclan nombres y conceptos que nada tienen que ver.

Hemos dado instrucciones claras al personal administrativo y hemos tenido algunos problemas con estos procedimientos ya que están registrándose documentos por lotes en algunos casos, lo cual entendemos que es totalmente erróneo.

Muchas gracias por vuestra ayuda. Un saludo.

Respuesta

La única regulación existente al respecto es la recogida en el art. 16 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, donde se estipula respecto a los registros electrónicos que los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los documentos, e indicarán la fecha del día en que se produzcan, debiendo constar cada asiento que se practique de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del documento que se registra.

En base a lo dispuesto, entendemos que cada solicitud debe registrarse de forma individualizada, con independencia de que se trate de una misma persona y de forma que quede constancia de la fecha y hora de presentación.

Si necesita alguna aclaración más al respecto puede plantearla a través de este servicio de consultas de la página web de CC.OO.

Gabinete Técnico de la Federación de Enseñanza de CC.OO. Andalucía